Interrogez vos documents et obtenez des réponses vérifiables
Décivia recherche dans vos procédures, contrats, référentiels et documentations métier pour répondre en langage naturel et vous ramener directement aux documents et passages utilisés.
Besoin
L’information existe. Encore faut-il savoir où la trouver.
Procédures, contrats, référentiels, comptes rendus et documentations techniques sont souvent répartis entre plusieurs documents, versions et espaces.
Pour retrouver une information, vos équipes doivent identifier la bonne source, tester différents mots-clés, parcourir plusieurs documents et vérifier qu’elles disposent de l’information pertinente et à jour.
Décivia facilite cet accès à la connaissance tout en conservant le lien avec les documents d’origine et les règles d’accès définies par votre organisation.
Solution
Recherchez dans votre documentation en langage naturel, avec les sources à l’appui
Décivia recherche les passages pertinents dans les documents accessibles à l’utilisateur et peut croiser plusieurs sources lorsque la question le nécessite.
La plateforme construit une réponse à partir du corpus documentaire et indique les documents et passages utilisés afin de permettre à l’utilisateur de vérifier l’information dans son contexte.
Comment ça marche
De la recherche documentaire
à la réponse sourcée par l’IA
1. Constituez votre espace documentaire
Ajoutez et organisez les documents à interroger. Selon les connecteurs disponibles, le corpus peut être alimenté par import ou synchronisation avec vos espaces documentaires existants.
2. Définissez les accès
Déterminez les utilisateurs et profils autorisés à consulter chaque corpus. Chaque collaborateur accède uniquement aux documents correspondant à ses habilitations.
3. Posez votre question en langage naturel
Formulez directement votre besoin sans connaître le titre du document ni le vocabulaire exact utilisé dans la documentation.
4. Obtenez une réponse à partir de vos documents
Décivia identifie les passages pertinents dans les sources autorisées et construit une réponse synthétique, en croisant plusieurs documents lorsque nécessaire.
5. Vérifiez la réponse dans les sources
Consultez les documents et passages utilisés pour vérifier l’information dans son contexte et approfondir les points qui le nécessitent.
6. Poursuivez votre recherche
Posez une nouvelle question ou demandez une précision. Lorsque l’historique est activé, retrouvez vos recherches précédentes et poursuivez l’échange sans repartir de zéro.
Bénéfices
Rendez la connaissance documentaire accessible sans perdre le lien aux sources
Recherchez dans plusieurs documents à la fois
Décivia recherche dans plusieurs sources pour identifier les informations pertinentes, même lorsqu’elles sont réparties entre différents documents ou formulées avec un vocabulaire différent.
Vos équipes accèdent ainsi plus rapidement aux éléments utiles sans devoir parcourir manuellement chaque fichier.
Obtenez une réponse adaptée à votre question
Décivia ne se limite pas à une recherche exacte par mots-clés.
Vos équipes peuvent rechercher une information précise, une synthèse ou des éléments répartis dans plusieurs documents, à partir du corpus auquel elles ont accès.
Vérifiez chaque information dans son contexte
Chaque réponse reste reliée aux documents et passages utilisés.
Vos équipes peuvent ainsi contrôler l’information, retrouver son contexte et identifier les points qui nécessitent une validation ou une expertise complémentaire.
La pertinence des réponses dépend notamment de la qualité, du contenu et de l’actualité des documents présents dans le corpus.
Partagez plus facilement la connaissance entre les équipes
Décivia rend la documentation accessible aux personnes autorisées à partir d’un corpus commun.
Vos équipes retrouvent plus facilement les procédures, règles et informations utiles, tout en limitant la dépendance envers quelques référents qui sont régulièrement sollicités pour retrouver ou expliquer l’information.
Les experts métier peuvent ainsi concentrer leur temps sur les situations qui nécessitent réellement leur expertise.
Répondez plus facilement aux demandes récurrentes
Retrouvez une clause, une procédure, une règle ou une information déjà présente dans votre documentation pour préparer des réponses fondées sur les documents de référence.
Les sources restent accessibles pour vérifier l’information avant son utilisation.
Conservez la continuité de vos recherches
Lorsque l’historique est disponible dans votre configuration, les questions, réponses et sources associées peuvent être conservées.
Vos équipes peuvent ainsi reprendre une recherche, approfondir un sujet et capitaliser sur les demandes récurrentes sans repartir de zéro.
Confiance et sécurité
Gardez la maîtrise de vos documents, de leurs accès et des réponses obtenues
Décivia permet d’organiser l’usage des corpus avec des règles d’accès et de cloisonnement adaptées aux profils autorisés.
Les réponses restent reliées aux documents sources, afin que les utilisateurs puissent vérifier l’information avant de l’utiliser.
Les modalités de sécurité, d’hébergement et de choix des modèles d’IA peuvent être adaptées aux contraintes définies pour votre environnement Décivia.
Vos équipes restent responsables de la validation et de l’usage des réponses obtenues.
Pour qui
Donnez à chaque métier un accès direct à sa documentation de référence
Décivia peut être configurée autour de différents corpus, usages et niveaux d’accès pour faciliter la recherche d’information dans la documentation propre à chaque métier.
Relation client et locataire
Préparez vos réponses à partir de la documentation de référence
Retrouvez les procédures, conditions, démarches et informations nécessaires pour traiter les demandes récurrentes à partir des documents internes disponibles.
Ressources humaines
Rendez les politiques et procédures internes plus accessibles
Interrogez les politiques internes, procédures, accords, guides et documents RH pour retrouver l’information utile et remonter à sa source.
Support interne
Rendez les procédures et documentations accessibles aux équipes
Aidez les collaborateurs à retrouver des modes opératoires, guides et informations de référence sans devoir parcourir manuellement plusieurs espaces documentaires.
Service client
Retrouvez les clauses et informations utiles dans vos documents
Interrogez contrats, modèles, procédures et référentiels pour retrouver une clause, une obligation ou une information précise et vérifier son contexte.
Juridique et contrats
Retrouvez une clause ou une obligation
Interrogez les contrats, conventions et modèles documentaires afin de localiser plus rapidement les passages pertinents.
Décivia constitue une aide à la recherche et ne remplace pas l’analyse juridique.
Qualité et conformité
Accédez aux procédures et référentiels applicables
Retrouvez les règles, procédures, exigences et documents de référence nécessaires à la préparation d’un contrôle, d’une vérification ou d’une réponse interne.
Équipes techniques et projets
Retrouvez l’information dispersée dans la documentation projet
Interrogez spécifications, comptes rendus, documentations techniques et autres documents projet pour retrouver plus facilement les informations utiles aux équipes.
Intégration et formation
Facilitez l’accès à la documentation pour les nouveaux collaborateurs
Donnez accès aux procédures, guides et contenus de référence nécessaires pour comprendre les pratiques et retrouver rapidement une information métier.
Démonstration personnalisée
Testez la recherche documentaire Décivia sur vos propres documents
Présentez-nous vos documents, questions récurrentes et difficultés actuelles pour retrouver l’information.
Pendant la démonstration, découvrez comment Décivia peut interroger plusieurs documents, répondre en langage naturel et vous ramener aux passages utilisés pour construire la réponse.
La démonstration peut s’appuyer sur un corpus préparé ou, lorsque les conditions de confidentialité le permettent, sur vos propres documents.
30 minutes · Sans engagement · Démonstration adaptée à votre processus
FAQ
Questions fréquentes
sur la recherche documentaire avec l’IA
Qu’est-ce que l’assistant documentaire Décivia ?
Décivia permet d’interroger en langage naturel un corpus documentaire défini par votre organisation.
La plateforme recherche les passages pertinents dans les documents autorisés, construit une réponse à partir de ces informations et indique les sources utilisées afin que l’utilisateur puisse les vérifier.
Les réponses sont-elles fiables et vérifiables ?
Décivia relie ses réponses aux documents et aux passages sur lesquels elles s’appuient. L’utilisateur peut ainsi vérifier l’information dans son contexte.
Cette traçabilité améliore la contrôlabilité des réponses, mais elle ne garantit pas qu’un document est exact, complet ou à jour.
La qualité des réponses dépend notamment :
- de la vérification réalisée par l’utilisateur.
- de la qualité du corpus ;
- de l’actualité des documents ;
- de la précision de la question ;
- de la capacité du modèle à interpréter les passages ;
Que se passe-t-il lorsque la réponse ne figure pas dans les documents ?
Lorsque les documents ne contiennent pas suffisamment d’informations, Décivia doit pouvoir indiquer qu’elle ne dispose pas d’une source suffisante pour répondre.
L’utilisateur peut alors reformuler sa question, consulter les passages proches ou solliciter un expert.
Il est préférable d’afficher une absence de réponse documentée plutôt qu’une conclusion qui ne peut pas être vérifiée.
Quels types de documents peut-on interroger ?
Décivia peut notamment traiter des documents PDF, Word et Excel.
Les corpus peuvent comprendre des procédures, contrats, référentiels, comptes rendus, cahiers des charges, documentations techniques, guides et autres documents professionnels.
La prise en charge des PDF numérisés, e-mails, tableaux complexes, présentations et formats spécifiques doit être vérifiée selon la configuration.
Peut-on interroger plusieurs documents en même temps ?
Oui.
Décivia est conçue pour rechercher dans un ensemble documentaire et rapprocher les informations présentes dans plusieurs fichiers lorsque cela est nécessaire pour répondre à la question.
La capacité exacte dépend du volume, de la taille, du format et de la complexité des documents.
Peut-on cloisonner les accès selon les profils ?
Les espaces documentaires et les accès peuvent être organisés selon les utilisateurs, métiers ou niveaux d’habilitation.
Chaque utilisateur doit uniquement pouvoir interroger les contenus auxquels il est autorisé à accéder.
Les modalités précises de gestion des rôles, groupes, héritages de droits et synchronisation avec un annuaire doivent être validées selon l’architecture choisie.
Peut-on créer plusieurs assistants ou plusieurs corpus ?
Décivia peut être organisée autour de différents espaces documentaires correspondant à des métiers, équipes, clients, projets ou usages distincts.
Il est ainsi possible d’envisager un assistant RH, un assistant qualité, un assistant support ou un assistant juridique, avec des documents et des droits adaptés à chaque population.
Les possibilités exactes de mutualisation et de séparation doivent être confirmées selon la version du produit.
Comment les documents sont-ils mis à jour ?
Les modalités dépendent de la manière dont le corpus est alimenté.
Les documents peuvent être importés manuellement ou, lorsque des connecteurs sont disponibles, synchronisés avec un espace documentaire existant.
Il est important de définir qui est responsable des mises à jour, quelles versions font référence et comment les documents obsolètes sont archivés ou supprimés.
Peut-on conserver l’historique des questions et des réponses ?
Lorsque cette fonction est activée, les utilisateurs peuvent retrouver leurs échanges précédents, les réponses obtenues et les sources associées.
Les règles de conservation et d’accès à cet historique doivent être adaptées à la sensibilité des informations et aux politiques internes de l’organisation.
Comment tester l’assistant documentaire ?
Vous pouvez demander une démonstration sur un corpus préparé par nos équipes ou nous présenter un ensemble documentaire représentatif de votre activité.
Lorsque l’utilisation de vos propres documents est envisagée, les conditions de confidentialité, d’accès et de traitement sont définies avant leur transmission.
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